Öppna din skrivbordslåda. Vad ser du? Är det ”sen”-högen eller kanske förra veckans osorterade post? I så fall kan du passa på att sortera med ”Gör det nu”-metoden.
Under en föreläsning fick jag höra talas om en metod som kallas ”Gör det nu”. Metoden innehöll en rad olika moment där ett moment baserades på en undersökning som sa att kontorsarbetare i snitt tittar på varje papper 12 gånger innan de faktiskt utför det som skall utföras med pappret. Lösningen var en enkel regel: hantera varje papper endast en enda gång och välj något av alternativen gör, kasta eller arkivera.
Metoden, som egentligen inte är någonting nytt eller revolutionerande, baseras på att först komma i fas. Ta alla skrivsbordslådor, kartonger och övriga osorterade pappershögar och lägg allting i en stor hög på skrivbordet. Gå sedan igenom samtliga papper, ett efter ett, och antingen gör det som krävs, kasta eller arkivera pappret. Om du behöver lämna ett papper till ekonomiavdelningen två trappor upp – gör det nu! Lägg det inte i en ”två våningar upp”-hög och försök inte vara effektiv. Metoden går inte ut på att vara effektiv utan att verkligen avsluta varje liten sak.
När du väl är i fas med dina befintliga pappershögar så hanterar du samtliga inkommande papper på samma sätt: gör, kasta eller arkivera. Metoden kan tyckas vara lite tidskrävande, men när samtliga osorterade högar är borta så har du förhoppningsvis en känsla av bättre kontroll och välbefinnande vilket i sin tur gör dig mer produktiv.
Själv använder jag metoden varje gång högarna har vuxit till sig lite för mycket, dock är jag inte riktigt så duktig att jag endast hanterar alla inkommande papper en enda gång även om jag alltid försöker ha det i bakhuvudet.
Hur gör du för att hantera dina pappershögar? Skriv gärna dina tankar i kommentarsfältet nedan.
Jaxell säger:
Jag följer GTD-skolan och tycker därför att det räcker att definiera exakt vad det är som behöver göras med papperet. Kasta och arkivera är givetvis alternativ, men jag gör bara någonting åt det direkt om det tar mindre än 2 minuter (typ). Genom att definiera exakt vad papperet spelar för roll i mitt liv, vad jag behöver göra och i vilket läge, så kommer jag inte behöva titta på det mer än en gång till, när jag faktiskt ska göra något åt det. Men det behöver inte vara på en gång.
Vad gör jag då med papperet? Om min framtida handling kräver att jag har det fysiska papperet till hands arkiverar jag det i en projektmapp jag har på en armlängds avstånd till vänster om min sittplats. Om det bara är lite information i papperet skriver jag ner informationen i min åtgärdslista tillsammans med det som ska göras. Om det är mycket information har jag behändigt nog en scanner på armlängds avstånd till höger om min sittplats som jag använder för att slänga in sidan i Evernote (där alla papper och brev jag får hamnar). Fick användning av det alldeles nyss när jag skulle ringa ett samtal om min dotters läkarbesök från jobbet och behövde kallelsen.